Office Manager (m/w/d)

EIGHT ADVISORY ist ein international tätiges, unabhängiges Beratungsunternehmen, das auf Transaktions-, Restrukturierungs- und Transformationsberatung spezialisiert ist. Wir bieten Unternehmern, Geschäftsführern, Investoren und Banken finanzielle und operative Expertise. Diese unterstützt sie in ihrer unternehmerischen Entscheidungsfindung bei Unternehmenstransaktionen, Umstrukturierungen und Umwandlungen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächst­mög­li­chen Zeit­punkt einen Office Manager als Elternzeitvertretung (m/w/d) für unser Office in Frankfurt. Sie können ab­wechs­lungs­rei­che Auf­ga­ben und kur­ze Ent­schei­dungs­we­ge erwarten. Werden Sie Teil unseres motivierten jungen und dynamischen Teams in einem angenehmen, modernen sowie wachsendem Arbeitsumfeld.

Aufgaben:

• Reisemanagement: Reiseplanung, Hotelbuchung, Reisekostenabrechnung der Partner und bei Bedarf der Projektteams
• Partner Assistenz: Allgemeine administrative Unterstützung der Partner im Tagesgeschäft inkl. Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Pflege der Kundendatenbanken u.a.
• Projekt Assistenz: Administrative Projektunterstützung, wie bspw. Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen und Präsentationen
• Buchhaltungsvorbereitung: Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Zusammenarbeit mit der zentralen Buchhaltung in Paris
• Gästebetreuung: Empfang und Betreuung von Gästen inkl. deren Bewirtung in Frankfurt
• Office Management:
  • Büroorganisation: Selbstständige Bestellung und Verwaltung von Verbrauchs-, Büromaterialien und IT Equipment in den Offices in Frankfurt, München, Hamburg, Köln
  • Koordination von Dienstleistern in den Offices in Frankfurt, München, Hamburg, Köln
  • Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Event Management: Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen
• Human Resources Support: Unterstützung in Personalangelegenheiten (Terminkoordination von Bewerbern und Bewerberinnen, Onboarding Unterstützung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen u.a.)

• Abgeschlossenes wirtschafts- bzw. geisteswissenschaftliches Studium oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung als (Team/Partner-) Assistenz in einer Beratungsgesellschaft oder in der Hotellerie in den Bereichen Empfang, Reservierung oder Convention Sales
• Sie beherrschen und nutzen effizient alle gängigen MS Office-Produkte (Teams, Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Perfekte Beherrschung der deutschen Sprache und Rechtschreibung sowie sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift, gute Kenntnisse der französischen Sprache sind von Vorteil
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Serviceorientierung und Dienstleistungsmentalität und haben Freude am Umgang mit Menschen
• Sie verfügen über eine selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise und sind ein Organisationstalent
• Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und bringen soziale Kompetenz und Teamfähigkeit mit